Najpogostejše napake pri pošiljanju e-pošte. Kako se jim izogniti?

ByAnja Kadič

15. aprila, 2024 , ,
Delo [Foto: Freepik]

Najpogostejše napake pri pošiljanju e-pošte. Kako se jim izogniti?

Elektronska pošta je v poslovnem svetu postala glavno sredstvo komunikacije, številni delavci pa se medtem vse pogosteje soočajo s posledicami nepremišljenega klikanja na gumb “Pošlji”. Nedavna raziskava, izvedena med 2000 ameriškimi pisarniškimi delavci s strani platforme za učenje jezikov Babbel, razkriva, da kar 88 odstotkov vprašanih obžaluje vsebino službenega e-poštnega sporočila takoj po tem, ko so ga poslali. Še bolj zaskrbljujoče je, da 28 odstotkov anketirancev verjame, da je njihovo sporočilo neposredno škodovalo njihovi karieri.

Največja problematika se kaže predvsem pri mlajših delavcih, kjer približno ena petina pisarniških delavcev generacije Z, starih od 18 do 24 let, pravi, da “zelo pogosto obžalujejo” e-poštna sporočila, ki jih pošiljajo. To poudarja potrebo po boljšem razumevanju in upravljanju elektronske komunikacije med mlajšimi zaposlenimi.

Tipične napake in kako se jim izogniti

Esteban Touma, strokovnjak za kulturo in jezikoslovje pri Babbelu, izpostavlja dve veliki napaki, ki pogosto privedeta do obžalovanja elektronske pošte. Ti napaki sta tipkarske napake in nejasno sporočilo. Touma svetuje, da si zaposleni vzamejo čas za skrbno pregledovanje e-poštnih sporočil, pri čemer morajo zagotoviti, da je ton ustrezen in vsebina jasna ter jedrnata. Prav tako je pomembno preveriti, ali sporočilo vključuje vse potrebne informacije in ali učinkovito izraža predvideni pomen.

Štiristopenjski okvir GROW

Christina Gialleli, direktorica operacij za ljudi pri podjetju za učno programsko opremo Epignosis, predlaga uporabo okvira GROW, ki zaposlenim pomaga izboljšati kakovost in namen svojih e-poštnih sporočil. Ta model vključuje štiri ključne točke:

  • Cilj: Kaj poskušam doseči s tem sporočilom ali odgovorom?
  • V resničnem svetu: Ali to sporočilo naslavlja resničnost dogajanja?
  • Možnosti: Ali to sporočilo daje osebi možnosti za napredovanje?
  • Kaj bomo storili: Ali to sporočilo določa, glede česa bomo ukrepali v prihodnje?

Ta pristop zagotavlja, da so sporočila jasna, usmerjena in pripravljena na delovanje, kar zmanjšuje možnosti za obžalovanja vredne pošiljke.

Taktike za preprečevanje impulzivnih odzivov

Kot dodaten nasvet Touma predlaga, da v primeru čustvene vznemirjenosti zaposleni ne odgovarjajo takoj. Namesto tega priporoča, da se e-poštno sporočilo pripravi in shrani kot osnutek. Po določenem času, ko se umiri, je priporočljivo sporočilo ponovno pregledati z mirnim in sestavljenim umom. Ta pristop zaposlenim omogoča, da identificirajo in izboljšajo problematična področja ali celo popolnoma preoblikujejo vsebino sporočila.

Za nujne zadeve priporoča odziv v eni ali dveh urah, medtem ko za manj nujne zadeve meni, da je odziv v 24 urah “vljuden in profesionalen”. Ta pristop ne samo da izboljša komunikacijske spretnosti zaposlenih, ampak tudi zmanjšuje tveganja, povezana z morebitnimi negativnimi posledicami nepremišljenih e-poštnih sporočil.

[Vir: CNBC]; Portal24; Foto: Freepik